Der gesenkte Umsatzsteuersatz für Übernachtungsleistungen hat neben politischen Diskussionen auch für

lohnsteuerliche Probleme bei der Erstattung der Reisekosten durch den Arbeitgeber gesorgt. Jedoch wurden die

lohnsteuerliche Probleme nun wie folgt durch das BMF Schreiben geglättet.

Der Umsatzsteuersatz für Übernachtungen wurde zum 01. Januar 2010 auf 7 % Mehrwertsteuer gesenkt, aber die

Nebenleistungen, welche nicht unmittelbar mit der Beherbergung in Verbindung stehen sind von der Steuerermäßigung

nicht erfasst.

Weswegen Leistungen wie zum Beispiel Frühstück weiterhin mit 19 % Mehrwertsteuer besteuert und auf der

Hotelrechnung gesondert ausgewiesen werden müssen.

Vor dem 01. Januar 2010 konnte man, da die Hotelrechnungsposten nicht gesondert ausgewiesen wurden, für das

Frühstück pauschal 4,80 € abziehen. Leider müssen durch die neuste Änderung vom 01.01.2010 die Kosten für das

Frühstück gesondert ausgewiesen und voll abgezogen werden. Die Frühstückskosten sind meist höher als 4,80 €, somit

verringert sich die steuerfreie Erstattung von Arbeitgebern.

Auf der nächsten Seite finden Sie ein Rechenbeispiel, welches den Sachverhalt noch mal verdeutlicht.

Beispiel: Kalenderjahr 2009

Ein Arbeitnehmer übernachtet im Dezember 2009 aufgrund einer Auswärtstätigkeit im Hotel. Die Abwesenheitsdauer

betrug täglich mehr als 14 Stunden. Die Hotelrechnung wies für Übernachtung und Verpflegung (Frühstück) einen

Gesamtbetrag von 110 € aus.

Ergebnis:

Der Arbeitgeber konnte 105,20 € (110,00 € Gesamtkosten für das Hotel – 4,80 € Frühstückspauschale)

und die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand in Höhe von 24 € ( 2 x 12 € für jeweils 14 Stunden Abwesenheit)

steuerfrei erstatten. Somit ergab sich ein steuerfreier Erstattungsbetrag in Höhe von insgesamt 129,20 €.

Beispiel: Kalenderjahr 2010

Ein Arbeitnehmer übernachtet im Januar 2010 aufgrund einer Auswärtstätigkeit in einem Hotel. Die Abwesenheitsdauer

betrug täglich mehr als 14 Stunden. Die Hotelrechnung wies gesondert für Übernachtung 94,00 € und für das Frühstück

16,00 € aus.

Ergebnis:

Der Arbeitgeber kann neben den Übernachtungskosten von 94 € nur noch die Pauschalen für den

Verpflegungsmehraufwand in Höhe von 24 € ( 2 x 12 € für jeweils 14 Stunden Abwesenheit) steuerfrei erstatten.

Somit ergibt sich nur noch ein steuerfreier Erstattungsbetrag in Höhe von insgesamt 118,00 € (94,00 € für die

Übernachtungskosten + 24 € für den Verpflegungsmehraufwand).

Wie Sie anhand dieses Beispiels erkennen können, hat sich trotz desselben Sachverhalts die steuerfreie Erstattung von

dem Arbeitgeber um 11,20 € ( 2009: 129,20 € – 2010: 118,00 €) verringert.

Lösung durch Einführung des „Business Package“

Durch das BMF Schreiben vom 05.03.2010 kann man wieder die Pauschale von 20 % (Inland € 4,80) anwenden, wenn

alle Nebenleistungen, die dem allgemeinen Umsatzsteuersatz, wie zum Beispiel Frühstück, Telefonnutzung, Reinigung

von Kleidung etc., getrennt von den Übernachtungskosten, in einem Sammelposten dem sogenannten „Business

Package“ zusammen gefasst werden. Davon nimmt man dann die € 4,80 für das Frühstück. Der verbleibende Teil des

Sammelpostens kann lohnsteuerfrei erstattet werden.

Somit kann also wieder dieselbe steuerfreie Erstattung wie im Kalenderjahr 2009 berücksichtigt werden J

Lockerung des Ansatzes des Sachbezugwerts

Die strengen Maßstäbe für den Abzug des amtlichen Sachbezugwerts ( € 1,57 Euro im Jahr 2010) wurden gelockert.

Der Arbeitgeber muss nicht mehr so streng nachweisen, dass die Unterkunft einschließlich Frühstück für den

Arbeitnehmer „durch den Arbeitgeber veranlasst“ wird.

Falls der Arbeitgeber es dem Arbeitnehmer ermöglichen möchte, selbst beruflich bedingte Übernachtungen buchen zu

können und den Sachbezugswert anwenden möchte, hat er noch bis zum 05.Juni 2010 rückwirkend Zeit, dies zu

ändern. Jedoch gibt es hierzu arbeitsrechtliche Vorraussetzungen, welche wie folgt sind:

· Die Auswärtstätigkeit erfolgt im Interesse des Arbeitgebers, weshalb der Arbeitgeber die Kosten erstattet bzw.

übernimmt.

· Die Rechnung ist auf den Arbeitgeber ausgestellt.

· Es liegt eine Buchungsbestätigung des Hotels vor.

Eine Buchung durch den Arbeitnehmer wird jetzt auch anerkannt, wenn dienst- oder arbeitsrechtliche Regelungen dies

vorsehen, wie bei folgenden Fällen:

· Die Buchung wurde in einer Dienstanweisung ( z. B. Reiserichtlinie) oder einen Arbeitsvertrag geregelt. Es

müssen festgelegte Übernachtungsmöglichkeiten bestehen ( z.B. Hotellisten, vorgegebene Hotelkategorien

oder Preisrahmen oder ggf. Travel-Management-System)

· Falls es ein Arbeitseinsatz gibt, welcher unvorhergesehenen länger dauert.

Nichtanwendung des Sachbezugswerts

Falls der Arbeitgeber den Abzug des Sachbezugswerts nicht möchte, obwohl die Vorraussetzungen dafür erfüllt wären,

kann der Arbeitnehmer den Differenzbetrag in Höhe von € 3,23 je Übernachtung als Werbungskosten geltend machen.

Beispiel:

Aufgrund eines Messebesuchs (Abwesenheitsdauer täglich mehr als 14 Stunden) übernachtet der Arbeitnehmer in

einem von Arbeitgeber vorab gebuchten Hotel, das er vor Ort bar bezahlt. In der Hotelrechnung werden die

Übernachtungskosten in Höhe von € 85,00 und ein „Business-Package“ mit € 25,00 ausgewiesen.

Ergebnis:

Der Arbeitgeber erstattet dem Arbeitnehmer die Kosten und zahlt ihm die Pauschalen für den

Verpflegungsmehraufwand in Höhe von € 24,00 ( 2 x € 12,00). Für das Frühstück zieht er von den € 25,00 die € 4,80 ab.

Somit erhält der Arbeitnehmer nur noch € 129,20 ( € 85,00 + € 25,00 – € 4,80 + € 24)

Es wäre jedoch ein Ansatz des Sachbezugswerts möglich gewesen. Nun kann der Arbeitnehmer bei seiner

Steuererklärung die Differenz in Höhe von € 3,23 ( € 4,80 – Sachbezugswert € 1,57) geltend machen.

Für den Arbeitnehmer wäre dies bei regelmäßigen Geschäftsreisen zum Vorteil J

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Mahlstedt am Montag, den 17. Mai 2010